Verantwoordelijk voor digitalisering: Katharina Wolf

Interview met de digitaliseringsambtenaar van de stad Katharina Wolf

De voortdurende digitalisering van administratieve diensten speelt een belangrijke rol bij de stad Lüdinghausen. Katharina Wolf is sinds 1 maart 2022 de digitaliseringsmedewerker van de administratie. Ze benadrukt de voordelen van digitalisering in het dagelijks leven.

Mevrouw Wolf, waarom vindt u digitalisering belangrijk

?

Ik denk dat digitalisering het ons op veel gebieden gemakkelijker zal maken. Digitalisering biedt enorme voordelen. Ten eerste voor de burgers, die zich niet meer hoeven te houden aan onze openingstijden voor bijvoorbeeld een bezoek aan de overheid, en ten tweede voor de medewerkers, die niet meer door dikke dossiers hoeven te bladeren, maar geleidelijk dichter bij een papierloze administratie kunnen komen en gebruik kunnen maken van zeer goede zoekmechanismen in ons documentbeheersysteem. Voor burgers betekent digitalisering dus vooral meer flexibiliteit en voor collega's maakt het hun dagelijks werk makkelijker.

Sommigen zijn ook sceptisch over digitalisering. "Maakt het mijn werk echt makkelijker?" of "Wil de gemeente het contact met burgers minimaliseren?" zijn typische vragen en zorgen.

Ik probeer de scepsis van medewerkers weg te nemen door ze mee te nemen op deze reis en ze de voordelen van digitalisering te laten zien. Ik verhelder vragen samen met de medewerkers en werk ook samen aan mogelijke oplossingen. Er is geen 'goed' of 'fout' en ik denk dat deze tactiek tot nu toe heel goed heeft gewerkt.

En één ding is heel duidelijk: de overheid wil zich niet afsluiten voor burgers of het contact tot een minimum beperken.

Maar wat dan wel?

Natuurlijk blijft het gemeentehuis open voor burgers. We willen niemand zijn persoonlijke ruimte ontnemen. Iedereen die liever langskomt om zijn zaken te regelen, is welkom. Met behulp van digitalisering willen we ons nog meer openstellen. We willen nog meer manieren en diensten aanbieden om uit te kiezen en toegankelijk zijn voor burgers in zowel analoge als digitale vorm.

Wat zijn uw belangrijkste taken als digitaliseringsambtenaar?

Ik werk aan de implementatie van de Wet online toegang. Het moet mogelijk worden om steeds meer administratieve diensten vanuit huis of ergens anders te benaderen. Dit zal ook mogelijk zijn ongeacht de openingstijden van het gemeentehuis. Mijn tweede focus is de invoering van een intern document management systeem om meer digitaal werken in het gemeentehuis zelf mogelijk te maken.

Welke online diensten biedt de stad Lüdinghausen op dit moment?

We bieden nu tal van administratieve diensten online aan via onze gemeentelijke website in het "digitale stadhuis". Geboorteakten of parkeervergunningen voor inwoners kunnen bijvoorbeeld heel gemakkelijk worden aangevraagd. Maar er is nog veel meer. Ik maak graag bekend dat u het "Digitale Stadhuis" kunt bezoeken.

Worden de online diensten gebruikt?

Ja, de assistenten worden veel gebruikt en daar ben ik erg blij mee. We hebben ook vaak feedback gekregen dat burgers het fijn vinden dat ze niet meer voor alles naar het gemeentehuis hoeven te komen. Dit laat zien dat onze inspanningen niet voor niets zijn, wat extra motivatie geeft.

Welke diensten zijn bijzonder populair bij de burgers?

De populairste dienst is de bestelservice voor certificaten. Hiermee kan bijvoorbeeld een akte uit het geboorteregister voor een huwelijk worden besteld. Registratie en uitschrijving voor hondenbelasting en het bestellen van afvalbakken worden ook vaak online afgehandeld.

En wat kun je in de toekomst nog meer online doen?

Andere diensten van de openbare orde komen binnenkort online beschikbaar, bijvoorbeeld bedrijfsregistraties. Ik ben momenteel ook druk bezig met het opzetten van digitale betaalmogelijkheden, zodat het bijvoorbeeld mogelijk wordt om met PayPal te betalen bij het bestellen van certificaten. Vooral de jongere generatie zal hier zeker blij mee zijn.

Is er ook sprake van gemeentegrensoverschrijdende samenwerking op het gebied van digitalisering?

Ja, dat vind ik bijzonder belangrijk. De gemeenten in het district Coesfeld komen regelmatig bijeen om ideeën uit te wisselen. We praten en bespreken onze digitaliseringsstrategieën of de implementatie van formulieren. We werken ook samen op een heel praktisch niveau: Als een gemeente al een formulier heeft ontwikkeld dat een andere gemeente nodig heeft, wordt het aan hen beschikbaar gesteld. Dit voorkomt onnodig dubbel werk.

Wat moet er gebeuren om burgers die niet zo digitaal onderlegd zijn mee te krijgen?

Diegenen die helemaal niet zo digitaal onderlegd zijn, kunnen nog steeds op elk gewenst moment naar het gemeentehuis komen. Voor alle anderen zorgen we ervoor dat de systemen stabiel zijn, zodat burgers kunnen zien dat alles werkt en zodat ze niet meteen hun interesse verliezen. Bovendien moeten de online assistenten niet in "ambtenarentaal" worden geschreven en dus voor iedereen begrijpelijk zijn. (lacht)

En als ik voor de pc zit en zelf niet verder kom?

Burgers moeten niet bang zijn om de verantwoordelijke ambtenaren te bellen en om ondersteuning te vragen. Iedereen die vragen heeft over digitalisering of suggesties heeft voor verdere formulieren kan ook contact met mij opnemen. Je vindt mijn contactgegevens in het "Digitale stadhuis". Ik zal dan graag kijken hoe ik kan helpen.

Interview: Anja Kleykamp